訪看の新規案件、さばけず、困っていませんか?

✅ 新規相談、たまって、処理しきない・・・

 管理者が、1人で、抱えこんじゃってる

✅ 「あの件、まだですか!?」と、ケアマネに怒られた

 契約、担会すっぽかして、利用さんに激怒された

✅ 相談を放置して、新規を逃した・・

✅ 新規案件の「受入基準」がないので、無理に受けて、トラブった

✅ 「新規&終了件数」把握できてないから、経営的にマズいよね・・

✅ 「指示書の依頼状況」わからず、指示書なしで介入しちゃって、ドクターに怒られた

✅ 「訪問開始」までが遅く、売上アップが遅れてる

新規相談を、ちゃんと処理できないと・・

「せっかく相談したのに、なんで、こんな時間かかってるんですか!!(怒)」

と、ケアマネさんから、怒られ、新規依頼が減ります。
そして、売上も減っていきます。。。

さらに、現場スタッフも、利用者さんから怒られ

「なんで、管理者から、情報おりてこないの!?」


「もっと、ちゃんと、管理してよ!!」


「こんな職場、ついてけない・・」

こんな風に、職場が荒れていき、、、

離職の引き金になります。

ご挨拶、おくれてすみません!

りすの訪問看護リハビリステーション(@神奈川県藤沢市)の、訪問看護事業部長の長谷川と申します。

当ステーションは、「月に30件近い新規相談」を、スムーズにさばく仕組みを構築し、異業種経営者でありながら「開所9カ月かからず、利用者さん100名」を越えました。

その結果、「その春に開所したステーションの中で、全国1位の訪問件数(電子カルテ会社調べ、秋段階)」となりました。

こんな風に、ケアマネさん、病院、利用者さん等に感謝されながら、ステーションを順調に成長させられています。

また、僕たちは、

「少子高齢化で、在宅医療が危機だからこそ、全国に訪問看護ステーションが増えて欲しい!」


「もっと、訪問看護がメジャーになって、必要な人に、在宅医療を届けたい!」


「医療従事者が、現場に集中できる、合理的な環境を、『仕組み化』していきたい!」

こんな風に、考えてます。

そして、こういった思いが伝わった結果、神奈川新聞さんにも、取り上げてもらえました!

引用元:神奈川新聞2023年10月13日11面

では、どうやって「月に30件近く」さばいているのか?

その答えは、「仕組み化」にあります。

たとえば、こんな風な「工程表」をつくって、「抜け・漏れ」が、でないような「仕組み」を作ってます。

約30人オーダーを漏れなくこなせる「工程表」

また、「管理者」がいなくても大丈夫なように、「マニュアル」を作りこんでます。

「認識のずれがでない」マニュアル
新人でもわかるようルール化

また、「新規の純増」は、経営判断に重要な要素なので、

「何件、新規訪問が始まったのか」「何件終了したのか」がわかる『仕組み』も整えました。

一目で経営数値が把握できるフォーム
経営数値をリアルタイムに把握可能になった

そして、「絵に描いた餅」にならないよう、
「情報共有の仕組み」「運用ルール」も整えました。

情報共有を「仕組み化」

そして、より良い「仕組み」を作るべく、改善を重ねてきました。

改善を繰りかえしブラッシュアップ

その結果、

利用者さんをスムーズに初回訪問にむすびつけられ、売上、アップ!

「利用者さん、月、純増20人」も達成できました!

ちなみに、「純増」なので、ここには、「終了者」も含んでます。

また、「相談ベース」ではなく、「初回訪問数」の「純増」
です。

具体的な数字で言うと、「新規訪問開始23件・中止終了3件」で、「純増20」でくらいは、余裕で達成してます。

ちなみに、訪問看護の「利用者単価」は、大体5万円~6万円なので、「月に純増20」ということは、(低めに見積もったとしても)、「5万円×20人=100万円」の売上アップを意味します。

しかも、当月だけじゃなく、次月、次の次の月、・・・と、継続して売上アップになります。

そして、更に!

もし、管理者が体調不良になったり、何らかの事情で、辞める事になったとしても、「ステーションが持続できる仕組み」が、できました。

「訪問看護の管理者業務」は激務だからこそ、1人に頼り切らず、「みんなで業務を分担」していくことが、「BCPの観点」でものぞましいですからね。

そして、僕たちの「理念」は、

「湘南の在宅医療は支え続けるけど、(超高齢化をふまえると)、僕たちだけの力じゃ、到底、足りない・・」

「だからこそ、全国に、訪看の仲間を増やしたい!」


「自分たちができることなんて、ほんのわずかだからこそ、構築した『仕組み』をシェアし、みんなで在宅医療を支え続けたい!」


こういった理念なので、今回、「仕組み・ノウハウのサービス構築」をしました。

「お力になれる」もの

新規訪問を漏れなくこなす『仕組み化ツール』

【ご提供する仕組み化ツール】
・「新規受入マニュアル」

・「新規受入工程表」

・「純増把握フォーム」

・「新規相談受付表」

まずは、これらを提供します。

なお、「御ステーションにあわせて、すぐにカスタマイズ」できるよう、フォーマットの形でご提供します。

その上で、必要に応じて、ご相談にのりながら、あなたのステーションにフィットした形でカスタマイズのサポートをしていきます。

「何をすればよいか」迷わない!「工程表」

【仕組み化・完成への考え方】
・「良い話聞いたな~」で終わってしまうと、何も進みません

・目的は「新規をスムーズに、自社でさばける、仕組みの構築」

・だからこそ、「伴走型」の支援で、自立へ導いていきます

・もっとも、「何からすればわからない」といった不安があるのは当然

・であるからこそ、「まず、〇〇から始めましょう」と、「工程表」で明確化していきます

・また、「工程表」は、「ここのステーションは、ここも押さえておいた方がよいな」とカスタマイズしていく、個別型

・なので、「うちのステーションに合わない」という事にならないよう、最適化していきます

「個別の悩み」に寄り添う「サポート」

【現場の気持ちに寄り添う】
・現場レベルでは、「言ってることはわかったけど、うちだとこういう課題がある」といった意見もでます

・であるからこそ、「たしかに、その問題ありますよね」と、現場の意見をくみとったうえ、「こういうアプローチなら、どうですか?」とすり合わせていく

・医療従事者の方は、(慎重性を求められる仕事柄だからこそ)、「はじめての事、不安・・」という心理がありますよね

・であるからこそ、まずはその気持ちに寄り添う

・その上で、「ここから始めてみましょうか」「いいですね!前進してますね!」と、焦らず、進めていく

・また、「ITが弱くて・・」というのも、(パソコンを専門とする事務職ではないからこそ)、当然、課題としてぶつかります

・そういった時も「なんで、出来ないの」と経営者さん主導だとなりがち。

・そこを、外部からサポートすることで、「たしかに、チャット慣れないですよね」「まずは、ここから始めてみましょう」と、寄り添う

・こういうアプローチにより、「属人性を排した、仕組み化」を導入していきます

僕たちがサポートします!

長谷川洸(はせがわ こう)
訪問看護事業部長(取締役)

◎保険代理店での「数千万円の売上実績」を活かし、りすの訪問看護をの「スタートダッシュ(全国1位、※同年開所ステーション中、電子カルテ会社調べ)」に貢献。

◎(クレームが多い)中古車販売店の店長実績もあるため、問題利用者さん、問題ケアマネさん等の対応を、得意としている(身を粉にして、スタッフを守るのがモットー)。

◎常に、ステーションに常駐しているため、「現場の問題」をつぶさに把握し、現場スタッフと共に、業務改善をくりかえす。

◎モットーは、「24時間、働けますか?→もちろんです!!」

◎こういった実績の結果、30代の若さで、取締役に就任。

清水美里(しみず みさと)
主任理学療法士


◎神奈川県屈指のリハビリ専門病院に、新卒から入社し、副主任まで務める。

◎「退院後の患者さんを支えたい」という思いから、地元の、りすの訪看へ、「第1号リハ職」として参画。

◎「たった1人のリハ職」という状況から、「利用者100名規模」までに至る、「りすの訪看の礎」を築く。

◎プレイングマネージャーとして、訪問実務をこなしながら、スケジュール調整・新規相談調整・営業を、つつがなく実行。

◎「新規受入工程表」等、「新規相談30人規模でも、大丈夫な仕組み構築」を作り上げた中心メンバー。

◎学生時代は、陸上部の、スポーツ女子。

【ポイント】
ズバリ!
「経営目線×現場の医療目線」

というのも、経営者だけのフォローだと
医療現場が、なかなか受け入れてくれない・・」って悩みがでてきます。

逆に、医療従事者のサポートだけだと
経営や数字意識が足らず、なかなか結果がでにくい・・」といった悩みがでてきます。

であるからこそ!!
「経営者×現場の医療職」という、「ハイブリット・ダブルサポート体制」を、準備しました!

プログラムの流れ

「工程表」作成

「何から始めればいいのか」を明確にするため、「工程表」を作成します。

これにより、迷わずに、プログラムに取組めます。

また、「ステーションごとの個別課題」が発生した場合、随時、工程表を改定していきます。

STEP
1

ツール・ご提供

「仕組み化」のためのツールを、提供します。

もっとも、「ツールがあるだけ」で、「実際、何もしなかった」じゃ無意味。

そのため、下記の工程でフォローアップしていきます。

STEP
2

チャットワーク導入

「弊社サポートメンバー&御ステーションメンバー」が入ったグループチャットを作り、リアルタイムで課題が解決できるようにしていきます。

STEP
3

オープニング・ミーティング

「今回のプログラムをがんばると、どうステーションが変われるのか」「そのための課題は何なのか」という点を、現場とすり合わせていきます。

STEP
4

運用開始

運用しながら、1つ1つ課題を、一緒につぶしていきます。

STEP
5

サポート・ミーティング

導入1カ月後をめどに、「どんな課題があるのか?」「その改善のために、どうすればいいのか?」を話し合い、一緒に改善していきます。

STEP
6

仕組み化・完成

「もう、りすのさんに聞く事ないや」となるのが、1つの目安。

例えるなら、「補助輪つき自転車」から「補助輪」をとった状態。

そして、「新規相談が月に30件来ても大丈夫」「管理者がいなくても、みんなでさばけるから大丈夫」といった状況を目指します。

STEP
7

※上記は、フルサポートプランの導入後イメージとなります。適切な時期に、「管理者ミーティング」も行います。

一緒に描く「未来像」

✅ 「新規相談・約30人」でも、漏れなくこなせる「仕組み」を構築する

✅ 「新規相談」→「初回訪問」を、最短最速で行える「仕組み」の完成

✅ 「もし管理者に何かがあっても大丈夫」な、複数人処理の「仕組み」の構築

そして、「月10人・利用者・純増」を最低でも、なしとげてもらいます。

これはつまり、「月50万円(@5万円×10人)」の売上アップ

しかも、次月、次の次の月、とずっと続くので、(仮に1年で考えたとしても)、単純に「50万×12か月」計算で、【600万】の売上アップにつながることを意味します。

その上で、「管理者に新規処理を頼りきってる体制」から、「複数人で、仕組的に処理する体制」に「仕組み化」する変化をなしとげてもらいます。

感謝の対価(ご料金)

シンプルプランサポートプランフルサポートプラン
110,000円(税込)220,000円(税込)330,000円(税込)
・仕組化ツールのご提供・仕組化ツールのご提供
・個別工程表作成
・オープニングミーティング(ZOOM1時間)
・チャット質問(1カ月)
・仕組化ツールのご提供
・個別工程表作成
・オープニングミーティング(ZOOM1時間)
・サポートミーティング(ZOOM1時間)
・管理者1on1(ZOOM1時間)
・チャット質問(3カ月)
※必要に応じて、社長ヒアリング付属
※採用支援利用中の方は、特別割引があります。詳細はお問い合わせください。

よく頂く、ご質問

Q:現場が、導入に反対する不安があるのですが・・

A:「初めてのこと」は、誰だって不安なもの。

特に、「年が上の看護師さん」は、その傾向にあります。

であるからこそ、「現場が抵抗を示すパターン」は、想定の範囲内。

そのため、ミーティングや、チャットでのコミュニケーションを通じて、あわてず、導入していくのがベストです。

また、「社長は、異業種出身だから、現場の事わかってなくて、勝手にやってる!」とならないよう、弊社からも、「現場の医療職」を参画させます。

そうすることで、「同じ、現場の方が言うなら、やってみるか」と、前に進めていきます。

Q:社長である、私の考えを、それとなく、現場に伝えてもらう事は可能ですか?

A:はい、可能です。

社長さんは、普段、一緒にいるからこそ、「きつく言って、辞められたら、どうしよう・・」と不安をいだていいますよね。

特に、管理者さんに対して、そういった気持ちが、顕著な傾向です。

もっとも、こういった不安は、「採用力をつける」「仕組み化する」という、アプローチで、中長期的には、克服していかなければ、いけません。

とはいえ、一朝一夕にできるものではないので、いったんは、「社長さんの気持ち」をくみ取ったうえ、弊社のスタッフが、管理者さん、現場スタッフと、お話する。

そうすることで、「外部からのアプローチだからこそ、感情的にならずに済む」という効果が期待でき、「成し遂げたい仕組み構築」に、向かっていけます。

Q:管理者が、抵抗を示す可能性があるのですが・・

A:そのパターンも想定されます。

というのも、これは、どの職種、どの業界にも、あるのですが、「自分の仕事をとられるのが嫌」という、傾向がある方が、いるからです。

これは、「その仕事に、自分の存在価値を見出してる」という心理傾向になります。

なので、「仕事で、よくある出来事」とも言えます。

この点に関しては、逆に、「管理者さんの気持ち」によりそうアプローチが必要です。

つまり、管理者さんは、管理者さんなりに、「こんなに、たくさんオーダーきたら、忙しくて、無理・・」という気持ちをもちながらも、「自分の仕事が、とられるのもな・・」という心理状態のため、そこに、寄り添うのは必須。

なので、弊社経営陣も、このプロジェクトに参加し、社長さん、管理者さんのパーソナリティを踏まえ、コミュニケーションをとりながら、導入を進めていきます。

3カ月後・「新規受入」が変わる!

 新規相談が30件近くきても、漏れなくさばけるようになる

→利用者さんが月に10件、15件と純増する

→売上が、月に50万以上アップするようになる

→また、管理者の負荷が減り、チームで対応できるようになる

→その結果、職場の風通しが良くなり、離職リスクが下がる

→人材紹介等の、採用費用がカットできるようになる

でも、ゴメンナサイ。。

大変申し訳ないのですが、「月1社限定」でお願いしています。

というのも、このプロジェクトには、「弊社の、現役の、現場スタッフ・マネージャー」が参画するため、リソースが、限られているのです。

そうなると、「伴走型で、1つ1つのステーションに寄り添っていく」点もあり、「月1社」が、現状の限界なんです。

なので、タイミングによっては、「お待たせしたり、お断りしたり」する可能性もあります。

その点、ご了承くださいませ。

お申込は、こちら