【第７回】早期離職対策｜人材を定着させるための方法

新入社員をフォローすべき４つのタイミング

新入社員をフォローすべきタイミングが４つあります。

それは、①入社初日、②最初の休日、③入社１カ月後、④入社３カ月後といったタイミングです。

ですので、それぞれの節目でフォローをするようにしましょう。

以下では、それぞれのタイミングでのフォロー方法についてお話します。

入社初日にすべきフォロー

早期離職を防ぐために一番重要なのは「入社初日」です。

なぜなら、入社初日は、転職者だろうとベテランだろうと、どんな人でも「新入社員」で、期待と緊張がふくらんでいるからです。

だからこそ、ちょっとしたギャップにもナーバスになっており、離職の引き金を引きやすい状態なんです。

ここでは早期離職にならないためのフォロー方法をお伝えします。

①新人の挨拶を先輩がバックアップする

新入社員としては、自分から先輩スタッフに挨拶に行くのがマナーです。

とはいえ、緊張しているため、なかなか挨拶に行けない人もいるでしょうし、人によってはそういった事がストレスになる場合もあります。

ですので、「先輩スタッフや管理者が新人につきそう」といった対応を取り、新入社員が先輩に挨拶しやすい雰囲気をバックアップしましょう。

その際、新入社員は、緊張しているため、「挨拶はしたけど、正直、誰に挨拶したかわからない。もしかしたら誰かに挨拶し忘れているかもしれない・・・」といった心理状態にあります。

ですので、先輩スタッフに対しては、

と事前にフォローをしておきましょう。

②事業所の独自ルールを説明する

「会社の独自ルール」ってどこでもありますよね。

例えば、「出社時間の１０分前には来社する」とか「トイレ掃除は当番でやる」とか「ゴミ出しは新人がやる」といった勤めている人しかわからないローカルルールです。

こういった組織独自のルールが、新人には当然わかりません。

わからないからこそ、先輩スタッフに聞かなければなりませんが、「いちいち先輩に聞く」という行為自体にストレスを感じる人も多いです。

こういった小さなストレスの積み重ねが早期離職につながります。

であるからこそ、あらかじめ「会社独自のルール」をマニュアル化し、新入社員に渡しておくといった対応を取るのがおすすめです。

ちなみに、「会社の独自ルール」としては、以下のようなものがよくあるので、こちらを参考に自社の独自ルールを洗い出してみましょう。

最初の休日前にすべきフォロー

最初の休日は注意が必要です。

なぜなら、ちょっとした「会社へのマイナスイメージや新職場でのストレス」を解決しないままお休みに入ってしまうと、「この会社大丈夫かな？やっぱりダメなんじゃないかな？」といったマイナスの感情がヒートアップしてしまうからです。

その結果、マイナス感情が爆発し、休み明けに突然来なくなったりします。

そうならないためにも、休日前のフォローが必要なんです。

具体的には、配属先の上長が新入社員とミーティングする機会を設けましょう。

時間は、１０分程度で構いません。

内容としては、「新しい職場大丈夫？何か大変な事ない？」といった「あなたのことを気にかけてますよ」というメッセージが伝わるミーティングにしましょう。

具体的には、次の３つのメッセージになります。

①環境変化へのフォロー

「環境変化」というのは、大なり小なり誰でもストレスになるものです。

ですので、少しでも休み前にストレスが減るようなフォローをしておきましょう。

例えば、

こういったように、「新しい職場で疲れたよね」という共感メッセージをだした上、不安な事を聞いてあげるのが良いでしょう。

②仕事の困りごとが無いかの確認

「現実問題、何か仕事の上で困っていることがないか」についても確認しましょう。

なぜなら、新人は先輩に聞きにくいものだからこそ、「こんな小さなこと遠慮なく聞いてくれればいいのに」といった事を抱えて悩んでいることが多いものだからです。

ですので、「お仕事をしてみて、どんなことで困っていますか？」といった質問をしてみましょう。

ここでのポイントはオープンクエスチョンで聞いてみる事です。

ちなみに、オープンクエスチョンというのは、相手が自由に答えられる質問のことをいいます。逆に、クローズトクエスチョンというのは、「はい・いいえ」で答えらえる質問の仕方になります。

ですので、「お仕事をしてみて何か困ったことはありませんか？」（クローズトクエスチョン）ではなく、「お仕事をしてみて、どんなことで困っていますか？」（オープンクエスチョン）をすることで、新人の本音をひきだすようにしましょう。

また、「困りごとは誰に聞けば解決できるのか」といった解決策も伝えておくのも大事です。

なぜなら、新人なのでわからないことがあるのは当然ですので、「わからないことがあった場合の解決策」を教え、ストレスの軽減を図るのが現実的だからです。

ですので、メンターがいる場合なら「メンターに遠慮なく何でも聞いてみてくださいね」といったメッセージでもいいですし、スタッフの役割がわかる資料を用意して、渡しておくのも良いでしょう。

③休日はリフレッシュできそうかの確認

ここはプライベートとの兼ね合いで表現に気を付けるところではありますが、「お休みはリフレッシュできそうですか？どんな事でストレス解消してますか？」といった質問も軽くしてみましょう。

なぜなら、意外にスタッフとの趣味の共通点等がみつかり、相互理解が進む可能性もがあるからです。

「そんなプライベートなことまで聞くの？」なんて思うかもしれませんが、中小企業は良くも悪くもアットホームな組織ですので、人と人との付き合いの範疇で、共通点をさぐるのは大事なポイントになります。

その際、こちらからも自己開示を積極的にしましょう。趣味やライフスタイルで意外な共通点がみつかるかもしれません。もしかしたら、お互いの趣味のスポーツにおいては、新人の方が圧倒的に実力者かもしれません。自己開示したからこそ生まれる関係性や会話もありますので、積極的にコミュニケーションを図りましょう。

入社１か月目にすべきフォロー

入社１か月目は、今後、組織へ定着していく大事なタイミングとなります。

というのも、入社１カ月がたつと、だんだんと身の回りの困りごとが少なくなり、職場のルールや文化にもなじんできて、少し余裕がでてくるものです。

そのタイミングで改めて、「採用時の初心」を思い出してもらいましょう。

具体的には、「面接時にどういった期待を伝え、新人もどういった気持ちや期待をもって入社してきたのか」といった初心を改めて思い出してもらいましょう。

その上で、

「３年後どうなりたいか？」

といった中長期の目標を改めて確認し、

「じゃあ１年後はどうなりたいか？」

「半年後、はどうか？」

「３カ月後はどうか？」

「２か月目の来月はどうするか？」

といった落とし込みをしていきましょう。

こういった初心と目標を改めて思い出させることが、長く組織に定着するきっかけとなりますので、きっちり新人と向き合うのが重要です。

前職との比較での改善点も聞いてみる

「前職と比べて、うちの事業所が改善する点はないか？」といった意見も聞いてみましょう。

障がい福祉業界では、同業者からの転職も多いです。

だからこそ、「事業所をより良くしていく」という観点で、転職者の意見を聞いてみるのは大事です。

入社から時間が経つと、転職者も前職の記憶が薄れてきてしまうので、入社後１カ月くらいのタイミングで、聞いてみるのがよいでしょう。

入社３か月目にすべきフォロー

入社３か月目のタイミングも、定着の上では重要です。

というのも、３カ月もたつと経験者の方などは、職場に慣れて活躍し始めている事でしょう。それと共に、だんだんと初心を忘れ、日々の仕事がルーティン化していくタイミングでもあるからです。

ですので、改めて「なんでこの会社に入ったのか」という面接時、入社時のビジョンを思い出す時間をとりましょう。

内容としては、入社１カ月のタイミングでやったことと同じです。

こういった事を聞いていき、改めて組織と新人とのビジョンの共有を進めていきましょう。

こういったすり合わせが、組織と新人とのギャップを解消し、定着につながっていきます。

新人は「ほめる」事が定着への近道

新人教育は「ほめる」を中心に置くのが定着への近道です。

なぜなら、新人は活躍できず、失敗するのが通常のため、普通にしていても自己肯定感を失っている状態だからです。

にもかかわらず、「できなかったことを叱る」といった事を続けていると、新人は更に自信を無くし、居場所を失い、職場から離れていきます。

もちろん、仕事である以上「叱る」のもやむを得ないでしょう。

ですが、叱るだけでなく、「できたこと」にもフォーカスし、しっかりとほめてあげましょう。

この辺は、「利用者さんへの対応」と共通するところもあろうかと思います。「できなかったこと」ではなく「できたこと」にフォーカスし、スモールステップで、新人を成長へと導いていきましょう。

具体的には、入社半年くらいまでは「ほめる７：しかる３」といった割合を意識し、基本的には「ほめて伸ばす」というスタンスでいきましょう。

そうすることで、新人も自己肯定感を保て、職場に居場所を作れるようになります。

こういった積み重ねが、人材の定着につながります。

まとめ