【第4回】採用面接に来ない!応募者に辞退されない方法

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岡本 健太

県庁出身の採用定着士・行政書士。児童発達支援事業所利用者の保護者でもある。福祉の採用定着問題を解決し、「利用者の満足度アップ」「スタッフの待遇の向上・福祉の質の向上」「経営の黒字化」という福祉版「三方良し」を達成する事がミッション。著書に、中小会社で活用できる「補助金」のことがわかる本(セルバ出版)がある。

こんなお悩みありませんか?

「応募が来たんだけど、面接には来てもらえない」

「面接がドタキャンされる」

といった悩みはありませんか?

それもそのはず、求人に応募してきても、面接にきてくれる割合は、会社や業種にもよりますが、大体3割くらいといわれているからです。

逆に言うと、応募があっても7割くらいの人が面接にきてくれない現実があったりします。

せっかく、魅力的な求人原稿を書いても、面接に来てもらえなければ、無駄な労力に終わってしまいます。

ですが、以下で説明する対策をとってもらえれば、面接に来てもらえる確率をアップさせる事ができます。

その際のポイントは、「ライバルの存在」

つまり、必ず、他の求人先との競争になっているので、いかにそこよりも早くアポイントを取り付け、自社の魅力を伝えられるかがポイントになります。

応募がきたら〇分以内に電話すべし!

応募者が応募して来たら3分以内に電話しましょう。

なぜなら、今の求職者はスマホで仕事を探している人が多いので、応募後すぐに電話をすれば、スマホを手にもっているため、コンタクトを取れる確率が高まるからです。

また、「鉄は熱いうちに打て」ということわざがあるように、求人に応募した時点が一番求職者の気持ちが盛り上がっています。逆に言うと、応募時点がピークで、気持ちはそこから徐々に落ち着いてくるものです。

ですので、応募直後の気持ちが盛り上がっているタイミングに電話をかけることで、面接のアポイントがとりやすくなります。

電話がつながらなかった時の効果的な対策

応募直後に電話をしても通話できない事もあるかと思います。

そう言った場合は、SMS(携帯電話のショートメッセージ)で連絡をしましょう。

なぜなら、普通のメールだと、他のたくさんのメールに埋もれてしまう可能性がありますし、人によってはあまり頻繁に確認しなかったりするからです。

それに対し、SMS(ショートメール)なら、携帯電話に直接メッセージがいくので、すぐに見てもらえる確率が高いです。

ですので、「応募いただいた〇〇事業所、管理者の××です。またこの携帯番号で連絡します」といったメッセージをSMS(ショートメール)で速やかに送り、再度電話連絡をとれるように調整しましょう。

電話もショートメールも連絡が取れない場合の対処法

1回、電話やメールをしても返信がない場合、「今の求職者は質が低い」と憤る社長さんもいたりします。

ですが、求職者のせいにしたところで、事態は好転しません。

あくまでも「他責ではなく自責」の考え方をすることが重要です。

というのも、電話してもでてくれなかったという事は、「ライバルの求人がもっと魅力的で、既に素早く行動したライバルに応募してしまったから」といった可能性が高いからです。

ですので、「もっと求人原稿を工夫できたかな」「もっと早く連絡がとれたかもな」といった自責の考え方で、求人を改善していく事が重要です。

再度の電話がかかりやすい時間

ちなみに、1度連絡をして連絡がつかなかった場合の再度の電話は、「30分後・3時間後・次の日の応募時間付近」がつながりやすいとされています。

また、「求職者が在職中である」という可能性も踏まえ、「お昼休み」とか「18時以降」とかも視野に入れても良いでしょう。

なお、再度の電話の際も、SMS(ショートメール)でメッセージを残すようにしましょう。

人材紹介会社が当たり前にやっている「掘り起こし」もやるべき

人材紹介会社では「掘り起こし」という作業を日常的に行っています。

この「掘り起こし」というのは、既存リストに再度連絡をする事を意味します。

つまり、一度応募があった人に対し、1カ月後、3カ月後、半年後、1年後と定期的に「今、お仕事の方はどうですか?」連絡を取るという事です。

なぜこれが効果的なのかというと、少なくても一度は自社に応募してきてくれた人材のため、自社に少なからず興味があるからです。

また、人によって人生のタイミングは色々なので、定期的に接触をする事で、その人の転職タイミングにフィットする可能性がでてくるからです。

ですので、今回の応募で連絡がとれなかったり、ご縁がなかったとしても、しっかりと応募者をリスト化し、定期的にコンタクトを取るようにしましょう。

応募者がきてくれる面接日程とは

くり返しになりますが、求人をしているのはあなたの事業所だけではありません。必ず、ライバルも人を募集しています

だからこそ、面接日程を組むときには「素早く面接日程をセッティングする」という事が重要です。

なぜなら、求職者は「一番最初に内定をもらった会社に入社する」という傾向があるからです。

未経験者の採用の場合

未経験の人材募集で広く集めたいということであれば、電話でその場で面接日程を組んでしまいましょう。

例えば、電話が午前中につながったとして、パートさんの求人等であれば、「今日の午後来れませんか?」くらいのスピード感が良いでしょう。

とにかく早い日程で面接をしてしまう」というスタンスが重要です。

経験者の採用の場合

他方、経験者の採用の場合、職務経歴や自己PRが、(履歴書等がないので)応募があっただけではわからないのが通常です。

ですので、事業所側からすると、「面接するに値するかわからないから、履歴書や職務経歴書を郵送させたい」と思う事でしょう。

ですが、中小企業の場合、それをやった瞬間、「履歴書が送られてこないまま、音信が途絶える」というのが通常です。

ですので、「面接するに値するかどうかの判断」は、電話でしてしまいましょう。

具体的には、「今、在職中ですか離職中ですか?」「どんなお仕事されていたんですか?」ことを少し電話で聞いてみてしまうということです。こうすれば、大体イメージがつくかと思います。

その結果、「問題ない」という事であれば、「ぜひ面接におこしください」と案内しましょう。そして、面接日程は、可能な限り最短で調整しましょう。

ちなみに、履歴書などは、面接当日にその場で書く形もアリです。

なぜなら、その方が、求職者に面接に来てもらえる確率があがるからです。

逆に、「うーん。このキャリアだとどうだろう」と感じたのであれば、「では、いったん履歴書・職務経歴書を送ってもらえますか?」と言いましょう。

なぜなら、微妙だと感じているので、もしそれで履歴書等が送られてこなくても、それはそれで問題ないからです。

面接の案内状を送付しよう

「面接の案内状」というのを人材紹介会社は当たり前にやっています。

なぜなら、その方が面接に行ってもらえる確率があがるからです(人材紹介会社は、求職者に面接に行ってもらうのはもちろん、最終的に勤めてもらわないと売上にならないので必死に対策をとっています)。

「そんな面倒なことやりたくない」と思うかもしれません。

ですが、求職者の立場に立ってみて、考えた場合どうでしょうか?

「A社は面接の案内状が届いた。でも、B社は特に連絡がなかった」といった場合、どちらが丁寧だと感じるでしょうか?

言うまでもなく、案内状を送ってきたA社ですよね。

くり返しになりますが、人口減少の今は、中小企業の採用は困難を極めています。なかでも、福祉業界は、賃金が安いこともあり不人気です。

だからこそ、「やれることはやる」という姿勢で採用に本気で取り組まないと良い人はとれません

ですので、面接の案内状くらいは作ってみることをおすすめします。なぜなら、人材紹介会社もやっているくらい効果が高い手法だからです。

面接案内状に書くべきこと

こういった働いていることが具体的にイメージできる情報や、面接の不安がやわらぐ情報が良いでしょう。

また例えば、「面接でこういう事聞きますよ」という案内や「事業所や社長を紹介するYouTube動画」なんかも良いかもしれません。

とくに、動画は親近感がわきやすいツールですので、おすすめです。

面接案内状は、最初つくるのは大変かもしれませんが、いったん作ってしまえば、次の面接者にも使い回しができるので、コスパは良いです。

面接のリマインドは〇日前にすると効果的

面接前にリマインドの連絡を必ず入れましょう。

そのタイミングは、2日前の夕方がオススメです。

なぜなら、1日前の連絡だと、もし何かの入れ違いで求職者がダブルブッキングしていた場合調整ができない可能性が高いからです。

また、2日前であれば、もし連絡がつかなかったとしても、再度、1日前にリマインド連絡を入れることも可能だからです。

ちなみに、リマインドの電話の際、「面接の当日のお飲み物はいかがしますか?コーヒーは大丈夫ですか?」といった質問をしておくのも良いです。

なぜなら、ドタキャン防止になりますし、何より、「こんなに丁寧な事業所もあるんだな」と好印象を抱いてもらいやすくなるからです。

面接当日、5分前に応募者が到着しなかったら電話しよう

応募者にとっては、面接会場(事業所)は初めての場所です。ですので、道に迷ってしまう可能性も多いにあります。

とくに、障がい福祉事業の場合(利用者を送迎している事業所)、郊外に事業所があるケースも多いので、なおさら迷う可能性は高いでしょう。

ですので、面接5分前に応募者が到着していなかったら、連絡を入れるようにマニュアル化してしまいましょう。

ちなみに、なぜ「面接時間ではなく5分前に電話するのか」というと、今の若い方は「怒られるのが嫌」という方も多いため、遅刻が確定した時点で電話をすると電話に出てもらえずドタキャンされる可能性があるからです。

面接会場をわかりやすくしておく

面接会場によっては、「どこが入口なのかわかりにくい」といったケースもあるでしょう。

そういった場合は、建物の入り口などに「〇〇事業所面接会場はこちら」といった案内板をつけましょう。

そして、事業所の入り口に「ウェルカムボード」を作り、応募者を歓迎するのも良いでしょう。そういった細かい心配り一つで、応募者がきてくれる確率がグッと上がります。

また、昨今は新型コロナウイルスの影響で、手洗いや検温が必須となっている世の中です。

ですので、入り口で手洗いや検温、アルコール消毒などについても、応募者がわかりやすいように案内しましょう。

この辺の感染予防の話は、福祉業界では敏感なテーマですので、ちゃんとやっておかないと「ここの事業所コロナ対策大丈夫かな」と不安をもたれ、応募を辞退されかねません。ですので、きっちり取り組んでおきましょう。

既存のスタッフも歓迎ムード迎える

あなたは、面接にいったら「スタッフが遠目から無言で見ていた」なんて経験はありませんか?

こういった状況ですと、「なんか雰囲気良くないな。ここで働くの大丈夫かな」と応募者は不安になります。

ですので、「今日は面接に〇〇さんという方が、〇時頃にくるので、その際は明るい雰囲気で元気よく挨拶をお願いします」といったように、スタッフにあらかじめ伝えておきましょう。

また、アテンドするスタッフを事前に決めておき、トイレの場所などを案内するよう指示しておくのも良いでしょう。

面接会場も整えておく(特に電気やクーラー)

「すみません。この部屋暑いですね。いまクーラーつけますね」といった対応をされる会社さんは多いです。

ですが、これはお客さん(応募者)に対して、失礼ではないでしょうか?

面接する時間はあらかじめ決まっているわけですから、事前に電気やクーラーをつけ、お客さん(応募者)を迎え入れる体制を整えておくのは、社会人として最低限のマナーとも言えます。

また、面接会場に「薄暗い狭い部屋」を用意する事業所さんもあります。これも、お客さんに失礼なので、きっちりスペースを用意しましょう。

こういった細かい気配り一つで、求職者の心を動かし、入社へと気持ちを傾けてくれるので、応募者を迎える準備はきっちりしておきましょう。

面接まで少し待たせてしまう場合用に事業所のパンフレット等を置いておく

あなたは「面接が始まるまでの待ち時間がとても長く感じた経験はありませんか?」

応募者は、緊張しているからこそ、とても待ち時間が長く感じるものです。手持無沙汰で、「スマホをみるのも微妙だし‥。なにして待ってようか」とソワソワしているものです。

ですので、「事業所のパンフレット」や「面接にきてくれたお礼状」等を準備し、机の上においておいても良いでしょう。

また、事業所や社長の動画があるようであれば、動画を見れるようにしておいても良いかもしれません。

このような準備をしておくことで、応募者の緊張がほぐれますし、事業所の誠意も伝わるので、おすすめです。

応募者に飲み物をだす

「暑い夏に面接にきてくれた」「寒い冬に面接にきてくれた」こういった場合に、お客さん(応募者)に飲み物をだす気配りは必須です。

なぜなら、暑い中、道に迷ってハアハア言っている状態で面接をしても、良い面接ができませんし、後ほど説明しますが、「面接は事業所のファンになってもらうためにやる」という側面もありますので、飲み物くらいの心配りは絶対にやっておいた方が良いからです。

ちなみに、車のディーラーさんなんかだと、ドリンクメニューみたいなのも用意していますよね。こういった心配りをしてみてはいかがでしょうか?

他の事業所がやっていないからこそ「この事業所すごい!」と感動してくれ、応募者の心をグッと引き寄せられるかもしれません。

また、ドリンクメニューは、利用者さんやご家族が来所されたときにも利用できますので、一石二鳥の効果があります。

まとめ

【応募がきたら3分以内に電話をする】

→そうすれば連絡がとりやすい。とにかくライバルよりも早く接触する。

【電話がつながらない時はSMS(ショートメール)】

→SMSなら普通のメールよりも見てもらいやすい

→再度の電話は30分後、3時間後、次の日の応募時間付近がつながりやすい

→在職中の人なら「お昼休み」「18時以降」もつながりやすい

【面接日程は可能な限り最短日程で設定する】

→そうしないと、ライバルにとられるし、求職者の熱も冷める

【面接の案内状を送付する】

→面接官の自己開示などをすることで面接に来てもらいやすくなる

【面接会場の案内板をだし、面接会場を整え、飲み物をだす】 →応募者をお客さんとしてしっかり出迎える。スタッフも「遠くから眺める」なんてことはせず、しっかりと感じよく挨拶するよう徹底する